PT AIA FINANCIAL (“Perusahaan”) senantiasa menerapkan prinsip Tata Kelola Perusahaan Yang Baik (Good Corporate Governance) pada setiap aspek bisnisnya dengan mengacu kepada peraturan perundang-undangan yang berlaku khususnya sebagaimana diatur dalam Peraturan Otoritas Jasa Keuangan No. 73/POJK. 05/2016 tentang Tata Kelola Perusahaan Yang Baik Bagi Perusahaan Perasuransian (“POJK No. 73/2016”) serta peraturan pelaksanaannya.
I. Visi, Tujuan dan Nilai-Nilai Perusahaan
Penerapan Tata Kelola Perusahaan Yang Baik mendukung pelaksanaan Visi, Tujuan dan Nilai-Nilai Perusahaan sebagai berikut:
1. Visi: Menjadi penyedia asuransi jiwa terkemuka di Indonesia.
2. Tujuan: Berperan sebagai pemimpin dalam mendorong perkembangan sosial dan ekonomi di Indonesia.
3. Nilai-Nilai: Filosofi operasional Perusahaan adalah: “Melakukan hal yang benar, dengan cara yang benar, dengan orang yang tepat”.
Tujuan Perusahaan dalam menerapkan Tata Kelola Perusahaan Yang Baik yaitu (i) untuk melindungi hak dan kepentingan pemegang saham dan pemangku kepentingan (stakeholder) dan (ii) mendorong pemegang saham, anggota Direksi, Dewan Komisaris, Dewan Pengawas Syariah (“DPS”), karyawan serta agen Perusahaan untuk mengambil keputusan dan menjalankan tindakannya dengan dilandasi oleh nilai moral yang tinggi dan kepatuhan terhadap peraturan perundang-undangan.
Ⅱ. Organ Perusahaan
Pelaksanaan tugas dan kewenangan organ Perusahaan yang terdiri dari Rapat Umum Pemegang Saham (“RUPS”), Direksi dan Dewan Komisaris senantiasa mengacu kepada prinsip-prinsip umum dan fungsional yang diatur dalam Undang-undang No. 40 tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas (“UUPT”). Perusahaan memiliki unit bisnis syariah dan memiliki DPS yang diangkat oleh RUPS atas rekomendasi Majelis Ulama Indonesia. DPS mempunyai tugas dan fungsi pengawasan terhadap penyelenggaraan kegiatan usaha unit bisnis syariah Perusahaan.
1. RUPS
RUPS adalah organ Perusahaan yang mempunyai wewenang yang tidak diberikan kepada Direksi atau Dewan Komisaris Perusahaan. Perusahaan menyelenggarakan RUPS baik melalui rapat maupun melalui keputusan sirkular pemegang saham dengan mengacu kepada ketentuan rapat yang terdiri dari pemberitahuan rapat, agenda dan kuorum rapat sebagaimana diatur dalam UUPT dan Anggaran Dasar Perusahaan. Setiap tahun Perusahaan menyelenggarakan RUPS Tahunan sebagai bentuk laporan pertanggungjawaban Direksi Perusahaan kepada Pemegang Saham Perusahaan. Apabila diperlukan dan dengan senantiasa mengacu kepada ketentuan hokum yang berlaku, Perusahaan menyelenggarakan RUPS Luar Biasa terkait dengan pengambilan keputusan-keputusan strategis Perusahaan.
2. Direksi Perusahaan
Direksi adalah organ Perusahaan yang berwenang dan bertanggung jawab penuh atas pengurusan Perusahaan untuk kepentingan Perusahaan sesuai dengan maksud dan tujuan Perusahaan serta mewakili Perusahaan baik di dalam maupun di luar pengadilan. Sesuai dengan Anggaran Dasar Perusahaan, Susunan Direksi Perusahaan adalah sebagai berikut:
a. Presiden Direktur;
b. Direktur Hukum, Kepatuhan dan Risiko;
c. Direktur Keuangan;
d. Direktur Keagenan; dan
e. Direktur Distribusi Kemitraan.
Seluruh anggota Direksi Perusahaan berdomisili di Indonesia dan telah memperoleh persetujuan dari Otoritas Jasa Keuangan (“OJK”). Perusahaan senantiasa memastikan bahwa paling sedikit separuh dari jumlah anggota Direksi Perusahaan memiliki pengetahuan dan pengalaman di bidang pengelolaan risiko. Pada saat ini Perusahaan memiliki anggota Direksi yang membidangi kepatuhan dan risiko yang dalam pelaksanaannya didukung dengan standar praktik dari Grup Perusahaan bidang kepatuhan dan risiko.
Direksi Perusahaan menyelenggarakan rapat Direksi secara berkala paling sedikit 1 kali dalam 1 bulan.
Untuk menunjang pelaksanaan tugas Direksi terutama terkait dengan pengendalian internal, Perusahaan membentuk Komite Investasi, Komite Klaim, Komite Pengendalian Produk, Market Conduct Committee and Appeal Board, Komite Kepatuhan dan Etik, Komite Penerapan Program Anti Pencucian Uang dan Pencegahan Pendanaan Terorisme dan Asset-Liability Management Committee. Komite-komite tersebut bertujuan untuk menunjang pelaksanaan tugas Direksi dalam menjalankan perusahaan sehingga kinerja Perusahaan dapat berjalan secara transparan, wajar, efektif dan efisien. Jadwal dan ketentuan rapat komite-komite yang dibentuk oleh Direksi Perusahaan diatur di dalam piagam masing-masing komite.
3. Dewan Komisaris
Anggota Dewan Komisaris Perusahaan saat ini berjumlah 4 orang, dimana salah satunya menjabat sebagai Presiden Komisaris. Seluruh anggota Dewan Komisaris telah memperoleh persetujuan dari OJK. Sesuai dengan POJK No. 73/2016, separuh dari anggota Dewan Komisaris adalah Komisaris Independen dan berdomisili di Indonesia. Dewan Komisaris menyelenggarakan rapat secara berkala paling sedikit satu kali dalam satu bulan. Dalam periode 1 tahun, paling sedikit 4 kali rapat diantaranya dilakukan dengan mengundang Direksi dan 1 kali diantaranya dilakukan dengan mengundang auditor eksternal. Dalam melaksanakan tugas dan fungsi pengawasan, Dewan Komisaris membentuk Komite Pemantau Risiko dan Komite Audit yang diketuai oleh Komisaris Independen Perusahaan. Komite Audit dan Komite Pemantau Risiko wajib melakukan rapat komite paling sedikit 1 kali dalam 1 bulan.
4. DPS
Perusahaan memiliki DPS yang diangkat oleh RUPS berdasarkan rekomendasi Dewan Syariah Nasional Majelis Ulama Indonesia. Seluruh DPS Perusahaan telah mendapat persetujuan OJK. DPS melaksanakan tugas pengawasan dan pemberian nasihat dan saran kepada Direksi Perusahaan untuk memastikan unit usaha syariah diselenggarakan sesuai dengan prinsip syariah. DPS menyelenggarakan rapat DPS secara berkala paling sedikit 6 kali dalam 1 tahun.
Untuk lebih lengkapnya, struktur organisasi perusahaan adalah sebagaimana disajikan pada bagian Struktur Organisasi.
5. Prinsip Tata Kelola Perusahaan Yang Baik
Prinsip Tata Kelola Perusahaan Yang Baik yang meliputi keterbukaan (transparency), akuntabilitas (accountability), pertanggungjawaban (responsibility), kemandirian (independency) dan kesetaraan dan kewajaran (fairness) diterapkan oleh Perusahaan sebagai berikut:
a. Keterbukaan (Transparency)
Dalam mewujudkan keterbukaan, Perusahaan menyediakan berbagai informasi yang lengkap, akurat dan tepat waktu kepada para pemangku kepentingan. Perusahaan mengkomunikasikan visi, sasaran dan strateginya secara berkesinambungan dan berkelanjutan kepada manajemen, karyawan dan pemangku kepentingan lainnya melalui berbagai aktivitas pertemuan dan penyediaan informasi yang dapat diakses dengan mudah. Salah satu bentuk komunikasi yang dilakukan oleh manajemen Perusahaan secara teratur kepada karyawan adalah melalui pertemuan bersama karyawan (townhall) yang diselenggarakan sekurang-kurangnya dua kali dalam satu tahun. Dalam townhall manajemen memaparkan, antara lain, pencapaian Perusahaan dan arah strategi bisnis Perusahaan kepada karyawan.
Perusahaan secara teratur menyampaikan kepada OJK informasi keuangan serta informasi lainnya yang material dan berdampak signifikan pada kinerja Perusahaan secara akurat dan tepat waktu. Disamping itu, perusahaan juga menyediakan informasi mengenai laporan keuangan dalam web site Perusahaan serta informasi penting lainnya yang dapat diakses dengan mudah oleh para pemangku kepentingan.
b. Akuntabilitas (Accountability)
Sebagaimana diuraikan sebelumnya bahwa terdapat kejelasan fungsi dan pelaksanaan pertanggungjawaban diantara organ-organ Perusahaan yaitu RUPS, Direksi, Dewan Komisaris dan DPS yang dalam pelaksanaan tugasnya didukung oleh komite-komite yang memiliki tugas dan fungsi khusus. Perusahaan memiliki komite-komite yang dibentuk oleh Dewan Komisaris maupun Direksi.
Dewan Komisaris dan berbagai komite baik yang didirikan oleh Dewan Komisaris maupun Direksi, melakukan pengawasan serta pemantauan atas pengelolaan Perusahaan yang dilakukan oleh Direksi sebagai bentuk pelaksanaan mekanisme check and balances.
Disamping itu Perusahaan juga memiliki berbagai pedoman terkait kebijakan Perusahaan, Kode Etik, sistem deteksi dini, penerapan penghargaan dan tindakan disiplin, serta struktur pengendalian internal yang tepat dan baik.
c. Pertanggungjawaban (Responsibility)
Pengelolaan Perusahaan dilaksanakan dengan memperhatikan aspek kepatuhan dan kesesuaian dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Perusahaan telah menetapkan standard Kode Etik sebagai pedoman bagi seluruh manajemen, karyawan dan agen Perusahaan dalam mengambil keputusan yang tepat pada setiap keadaan serta menjunjung tinggi nilai-nilai etika serta standar, prinsip dan praktek penyelenggaraan usaha perasuransian yang sehat
Direksi wajib melakukan pengurusan Perseroan dengan itikad baik dan penuh tanggung jawab. Itikad baik dalam hal ini mengandung pengertian bahwa Direksi dalam menjalankan kepengurusan mengutamakan kepentingan Perusahaan semata-mata, serta tidak memanfaatkan kedudukannya sebagai Direksi untuk mengambil keuntungan secara pribadi baik langsung maupun tidak langsung dari Perusahaan secara tidak adil. Direksi wajib untuk sebisa mungkin menghindari terjadinya benturan kepentingan serta wajib untuk mengungkapkan apabila terdapat benturan kepentingan ataupun potensi benturan kepentingan dalam pelaksanaan tugasnya.
Perusahaan juga senantiasa dan secara berkelanjutan melaksanakan praktik penyelenggaraan usaha perasuransian yang sehat bagi para pemangku kepentingan yang salah satunya diwujudkan dalam bentuk tanggung jawab sosial Perusahaan kepada masyarakat.
Perusahaan dari waktu ke waktu senantiasa menyampaikan laporan-laporan berkala dan laporan lainnya kepada OJK dan regulator terkait lainnya sebagaimana diatur dalam ketentuan hukum yang berlaku termasuk diantaranya Penilaian Sendiri (Self Assessment) atas Penerapan Tata Kelola Perusahaan Yang Baik dan Laporan Penerapan Tata Kelola Perusahaan Yang Baik.
d. Kemandirian (Independency)
Perseroan dikelola secara mandiri dan profesional serta bebas dari benturan kepentingan dan pengaruh atau tekanan dari pihak manapun yang tidak sesuai dengan peraturan perundang-undangan di bidang perasuransian dan nilai-nilai etika serta standar, prinsip, dan praktik penyelenggaraan usaha perasuransian yang sehat.
Untuk meningkatkan independensi dalam pengambilan keputusan bisnis, Perusahaan telah mengembangkan beberapa aturan, pedoman, dan praktek terutama pada tingkat Dewan Komisaris dan Direksi demi terlaksananya pengelolaan Perusahaan yang mandiri dan professional sesuai dengan peraturan perundang-undangan dibidang perasuransian dan nilai-nilai etika serta standar, prinsip, dan praktik penyelenggaraan usaha perasuransian yang sehat.
e. Kesetaraan dan Kewajaran (fairness)
Perusahaan berkomitmen untuk menerapkan prinsip kesetaraan dan kewajaran dalam hubungannya dengan Pemangku Kepentingan termasuk tertanggung, pemegang polis, karyawan dan mitra bisnis. Untuk memastikan prinsip ini berjalan dengan baik Perusahaan menetapkan kebijakan internal, Standar Operasional Prosedur (SOP) dan prosedur terkait lainnya.
Perusahaan memberikan kesempatan kepada seluruh pemangku kepentingan untuk memberikan masukkan dan menyampaikan pendapat bagi kepentingan Perusahaan serta membuka akses terhadap informasi sesuai prinsip keterbukaan. Salah satu bentuk pelaksanaan prinsip kesetaraan dan kewajaran yaitu diwujudkan dalam pemberian kesempatan yang sama dalam penerimaan karyawan, berkarir dan melaksanakan tugas secara professional tanpa membedakan suku, agama, ras, golongan, gender dan kondisi fisik
